Como en los deportes, hasta las estrellas tienen suplentes… plan de sucesión temporal a puestos claves

En estos momentos estamos pasando en México lo que se considera la Fase 4 de la pandemia, esta se refiere como de Transmisión Sostenida. Esta es aquella en la cual se registra una segunda ola de contagio; es decir, cuando se producen casos de transmisión comunitaria sostenida. En este caso, las autoridades sanitarias deben garantizar a la ciudadanía el manejo oportuno de la emergencia y garantizar los recursos, aunque en muchos medios aun informan falta de capacidad o mejor dicho saturación en la que se ha evitado atender debidamente a la población que se ha contagiado.
También lo anterior significa que irremediablemente casi todos terminaremos contagiándonos en distintos momentos de tiempo.  Si se acepta lo anterior se debe asumir también que peligran en las empresas tanto los puestos de trabajo como las personas, que se pueden contagiar y ser baja. Por ello se requiere establecer un plan de sucesión en caso de que algún puesto o alguna persona sea baja. En el corto plazo, se solucionan las vacantes que de manera temporal vayan apareciendo; en el largo plazo, en especial en puestos o funciones clave, el contar con un suplente facilita la administración de vacaciones y elimina la sensación de indispensabilidad.
Para lograr el plan de sucesión de puestos:

• Resaltar aquellas funciones o puestos críticos para el ciclo del negocio.
  • Revisar qué personas son candidatas idóneas para ser suplentes.
  • Considerar el tiempo requerido para que el candidato adquiera las competencias necesarias (curva de aprendizaje)
• Desarrollar planes de entrenamiento para todos los puestos clave.
• Probar los suplentes al aprovechar la programación de vacaciones.

Se debe considerar que los suplentes también requieren de políticas para la toma de decisiones, se busca que no sea un “levanta pedidos”, sino que efectivamente pueda ejecutar productivamente el puesto. Adicionalmente debe considerarse la habilidad de liderazgo y respeto que tengan los candidatos para el resto del personal que estará subordinada en el momento que supla la función.
También se deben desarrollar protocolos claros de flujo de trabajo para contrarrestar los déficits de personal. En caso de bajas de personas que no podrán retornar por el motivo que sea, se debe considerar que la oferta será muy limitada, el tema de contratar a personas de otras localidades y que puedan trabajar de manera remota se debe ver como una oportunidad.
La operación de la empresa es una de las últimas cosas que se pueden perder. Es importante revisar los sistemas y la información, de forma que se tengan copias de seguridad y respaldos, así como las llaves de acceso a ellos. Recuerda que el mismo empresario podría ser una baja.
En estos momentos es la oportunidad de prevenir cualquier imprevisto que pueda entorpecer el flujo de trabajo, en especial en aquellos puestos clave ya sea por el proceso de toma de decisiones o la pérdida temporal o permanente de personas expertas.  Mas vale prevenir que lamentar.